高校档案管理质量保障体系建设探究
我要投稿 论文查重 来源:学报编辑部 时间:2019-02-21 浏览:
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摘  要:随着我国经济的发展和社会的进步,我国高校也随之发展。高校的档案管理制度一直是高校建设和日常管理工作中的重要内容。高校的档案不仅记载着高校的日常工作,更记载着高校的人才培养以及科研成果,社会效益和历年高校所组织的各种活动,所以在整个高校管理体系中起着至
关 键 词: 高校;档案管理;质量保障体系;建设探究
作  者:梁慧
单  位:沈阳音乐学院
正  文: 一、高校档案管理工作的现状及其存在的问题 我国目前的高校档案管理情况不是很乐观,档案管理水平和质量都还不够完善,依然存在着很多问题。 1.各高校管理人员在档案管理方面并不够重视,对于档案的建立和档案的归档等都没有进行系统的管理。高校档案管理职能部门就是针对于档案管理制度专门建立的,但是很多高校对于档案的归档制度并没有明确的细则,即使某些高校制定了档案归档的相关细则,但是却不能根据档案细则的规定来实施。某些高校的档案管理人员并没有尽职尽责的去进行管理,其并没有对于档案管理的知识进行认真的研究,只是对于档案管理的一般工作进行实施,例如对档案的保管和分类等,这样建立的档案并不系统也并不完整。 2.高校档案管理工作缺乏设计性?、持续性和长期性。档案管理工作必须得到各个高校领导的足够重视,这样才能使档案管理工作得到长时间的持续发展。在进行监管的短时间之内档案管理达到了应有的标准,但是一旦达标之后后续的档案管理工作并不积极,使档案管理工作有持续性和长期性是各个高校的档案管理工作必须应该具备的条件。有很大一部分高校管理人员对于档案管理工作有着认知缺陷,他们认为档案管理工作并不重要甚至到了可有可无的程度,对于档案管理方面的认知有着严重的误区,更有人认为档案室就只是单纯的起到存放档案的作用。综合以上,让档案管理工作很难实施进行,因此很多专业技术人员没有被得到重用,以至于档案管理工作一直达不到想要的质量? 3.不规范的档案管理工作。根据目前的各个高校的档案管理工作来说,并没有相应的制度去限制档案管理工作,其主要特点表现在如下几个方面:第一,对于档案收集没有认真且仔细的处理。在各个高校档案收集的过程中,没有遵循档案管理规章制度,普遍现象表现为交的部门不全,交与不交完全由部门管理档案的个人来决定;第二,对于档案的管理缺乏规范性。档案管理人员对于档案管理专业技术掌握的并不全面,规范性的缺失是整理档案最大的缺陷。对于档案借阅问题来说,档案管理人员往往对于内部人员的借阅缺乏约束性,因此造成了档案的缺失,对于外界人员的借阅就会十分困难,因此造成了内部档案缺失外部难以看到的状况,并且档案阅读完不归还的事情经常发生,因此对档案的完整程度造成了极大的影响。 4.档案管理的设备十分落后。学科建设、科研建设等是很多高校极其重视的方面,但是对于档案管理的建设却很容易被忽视,表现为对于档案管理建设的经费投入不够,造成档案管理方面的设施十分落后,因此档案管理室对于档案的保护并不到位。档案管理室的设备落后使档案管理的安全性无处可谈。 5.设备信息化的程度不高导致了档案管理的程度严重落后。目前来说很多高校的档案管理方式还停步于人工分类管理的状态,因此导致了档案管理的工作效率极其低下,如今的社会信息技术发展十分迅速,人工管理档案的方式在现如今的社会环境下很难生存。一些高校虽然建立了档案信息管理库,但其功能还停步于简单的纳入阶段,距离高水平全信息化,自动化的发展还有很大的差距。因此对于档案管理的信息化设备还有待提高。 二、高校档案管理与自组织评估 自组织评估室高效答案管理中的一种创新型管理办法,它在进行评估的过程中以开放的角度对事物进行评价和筛选,最终得出答案。自组织评估系统有以下几个特点: 1.全方位开放性 自组织评估模式的开放性是自组织评估最重要的特点之一。这里的开放性主要是指对高校档案管理体系的保障机制是面向公众,面向全校师生的。另外一点是可以保证各个环节,各个要素的开放性。这样更可以使档案建立管理制度更加透明化和公开化。 2. 非线性相互作用机制 非线性相互作用机制是自组织评估的另一个重要特点之一。自组织评估模式是高校档案管理的一个复杂的系统。它要求各要素和各环节之间有着复杂的非线性相互连接作用。这种非线性相互作用机制不可以用直线简单的刻画出来,也不需要叠加效果的原理,只需各个系统之间呈现出非线性的相互关系即可。这有利于该系统的正常运作,更有利于系统的非线性活动机制的自我调节能力提升。 3. 可持续发展性 自组织评估的最后一个显著特点就是可持续发展性。因为自组织评估的主体为学生和教师,所以该环节对于学生和教师的发展有着积极的推动作用,从长远的角度来看,这有利于学生的可持续发展。 三、高校档案管理质量保障体系的构建 1.立足于法,搞好建章立制工作 想要真正的改善我国的高校档案管理体系,就要立足于法律,建立相关的规章制度。在科学技术迅速发展的今天,信息化在各行各业都得以运用,高校档案管理体系也不例外。传统的高校档案管理模式已经跟不上时代的步伐,所以学校应该不断地进行改革和创新,借此来完善高校档案管理体系。工作人员对档案管理制度不够重视,也是因为没有相关的规章制度所约束。立足于法律建设完善的规章制度,违反规章制度者必惩罚,整治高校档案管理制度的管理风气,这样才能使高校档案管理制度更好地发展。 2.加强高校档案信息化建设 不断地加强高校档案制度信息化建设有利于高校档案管理制度更好的发展。各大高校应该从自己本校的实际情况着手,建立适合自己本校发展的档案信息系统,保证实现档案管理系统的信息化建设。另外,还应该不断地进行档案信息系统的升级,增加其查询功能,排序功能和汇总功能,提高系统的方便快捷性。只有实现高校档案的信息化建设,才能使高校档案管理制度更加完善。 3.加强档案队伍建设,提高业务素质 高校的档案管理体系存在问题有一部分是管理人员的责任。我们应该不断地加强管理人员的职业素养和专业知识水平,以便他们更好地为高校档案管理体系服务。积极开展高校档案管理制度的培训,让所有上岗人员都进行专业的培训后才能任职。另外,应多多鼓励,调动高校档案管理人员的积极性,使他们对自己的工作尽心尽力。只有提高了工作人员的职业素养,我国的高校档案管理制度才能更好的发展。 4.加强档案利用工作,积极开展档案研究 高校设置档案管理部门的意义在于满足教师和学校对档案资源的需要。只有对学校的资源有备案才能在需要的时候及时调出。为了加强档案利用工作,广大师生要积极开展档案调查研究,不断的对高校的档案管理体系进行升级和创新。首先应该满足从事档案工作者的人数要求,有足够多的工作人员才可以保证工作的正常运转。建立专门的档案阅览室,为学校的教师与学生提供查阅的地方。另外,还要加强档案的开发程度,把现有的档案全部进行分类统计和排序,以便在需要的时候更快的找出。另外,档案管理的工作者应积极参加有关高校档案的研究工作和相关课题,积极的进行学术沟通和交流,不断的提高对档案管理的认识和水平。 四、结束语 综上所述,随着我国的科技进步,我国的高校档案管理制度已经逐渐的走向信息化、智能化和现代化,跟紧了时代的步伐,但却也存在着一些问题。比如,高校的管理人员对档案管理的工作不是十分重视,导致档案收集不全,档案管理系统不够完善。再比如档案管理的设计十分落后,导致档案管理体系的工作进度跟不上,造成工作的延误。我们应该积极地加强高校档案队伍的建设,提高从业者的职业素养和专业知识,根据法律建设相应的规章制度。只有这样,我国高校档案管理体系才能够更好的发展。 参考文献: [1]金银海,网络环境下高校档案馆服务的新模式[J].兰台世界,2006( 23). [2]李丽华.浅论高校档案管理工作信息化、网络化与标准化建设[J].湖北师范学院学报(自然科学版),2011(04). [3]刘雁,张立新.试论高校档案管理的信息化建设[[J].长春师范学院学报,2012(03 ).

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